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公证机构运行风险与防控——风险意识

  来源:admin  2019-1-28 10:31:00  浏览次数:64 次
摘要   近年来,有关公证机构的新闻常常出现在各大媒体的头版头条,但令人叹息的是,除了公证机构体制改革的重大报道之外,多数热炒的新闻是关涉公证机构的负面新闻。在这样一个公证机构执业风险大增、公证争议案件频发的社会背景下,整个公证行业亟待加强风险管理的学习探讨,深刻认识风险的产生根源,从而能够进行更为有效的风险管理,推动公证机构持续健康发展。   关键词   公证机构 运行风险 风险必然性 风险因素   我国公证的发展一直是伴随着风险、波折前行的。譬如,二〇〇四年西安宝马事件及郑州的公证撬锁保全案件,把公证推到了社会舆论的风头浪尖,而近期北京发生的民间借贷赋强公证以及所涉处分房产全委公证问题带来的负面影响更是不可小觑。这些问题再加上各类新闻媒体的炒作,让我们公证行业再次成为全国人民热议的负面焦点。   司法部下发《关于北京市国立公证处违法案件情况的通报》的前后一段时间,“执业风险”一词成为执业公证员及公证管理层使用率最高的词语,没有之一,使伴随公证发展三十年的“体制改革”也望尘莫及!作为一名公证机构负责人不得不重新审视“风险”一词,不得不将“风险管理”提到工作日程中的最重要位置。而目前,诸多公证专业书籍中,多为单项业务风险控制之类的文章,公证机构运行风险管理的系统论述较为罕见。笔者斗胆以本文尝试就公证机构运行风险作浅显探讨,以期能对公证事业健康发展有所裨益。但由于之前本人也只是将“执业风险”挂在口头,未曾深入触及公证机构运行中的整体风险防控和管理问题,故本文多为笔者二十多年从业实践经验的有感而发,文中难免存有不足之处,敬请各位同仁指正。   一、什么是公证机构运行风险   为了更加透彻地分析和定义公证机构运行风险这一概念,以期在此基础上进行有效的风险管理,笔者首先对“风险”一词的由来及其属性,进行了简要的查阅考证。   “风险”一词最为普遍的一种说法是,在远古时期,以打鱼捕捞为生的渔民们深深地体会到“风”给他们带来的无法预测、无法确定的危险,认识到“风”即意味着“险”,因此有了“风险”一词的由来。   而另一种据称经过多位学者论证的“风险”一词的“源出说”称,风险(RISK)一词是舶来品,有人认为来自阿拉伯语,有人认为来源于西班牙语或拉丁语,但比较权威的说法是来源于意大利语的“RISQUE”一词。在早期的运用中,也是被理解为客观的危险,体现为自然现象或者航海遇到礁石、风暴等事件。大约到了19世纪,在英文词汇运用中,风险一词常常用法文拼写,主要用于与保险有关的事情表述上。现代意义上的风险则是指在某一特定环境下,在某一特定时间段内,某种损失发生的可能性。   总之,风险是由风险因素、风险事故和风险损失等要素组成的概念集合体。换句话说,是在某一个特定时间段里,人们所期望达到的目标与实际出现的结果之间所可能产生的距离称之为风险。风险具有客观性、普遍性、必然性、可识别性、可控性、损失性、不确定性和社会性等基本属性。此外,一般而言,风险具有广义和狭义的两种解释,本文仅从狭义角度试述公证机构运行风险。   纵观近二十年来全国及我省公证机构发生的各类案件,及我处出现的业务质量、财务、人员管理问题及业务发展、维护等方方面面的问题,这些问题均可能造成公证机构或多或少的损失,甚至会给公证机构带来致命的打击,甚至使得涉事公证机构三五年都不能恢复正常运转。对这些案件及问题深入剖析,均具备“风险”构成的要素,符合“风险”的属性。   综上,公证机构运行风险完全可以套用“风险”一词的表述,是指公证机构运行的各个环节在某一特定环境下,在某一特定时间段内,某种损失发生的可能性。   二、公证机构运行风险存在的必然性   (一)公证机构的社会性,决定其运行必然存在风险   公证机构存在的意义,在于机构的不停运转,不停的为社会提供各类公证产品,与其他企事业单位并无二致,不可能置身于真空状态中。风险的客观性、普遍性、必然性、社会性揭示,公证机构运转必然存在风险。《公证法》第六条“独立承担民事责任的证明机构” 的规定,也已经说明了公证机构运行风险存在的必然性。民间谚语“常在河边走哪能不湿鞋”,也是说的这个道理。   (二)公证的配套法律制度缺失,必然导致运行风险   公证这种古老的法律制度,自罗马时期公证雏形“达比伦”出现开始至今已经几千年的历史,但在我国却是舶来品。大家都知道,我们在学习公证时有些专家称宋朝的书铺是我国公证的起源,但它并不具现代公证的意义,也没有得到进一步发展。我国历史上真正意义的公证制度出现在民国时期,1935年司法行政部颁布《公证暂行规则》,1943年3月国民政府颁布了《公证法》,同年12月又颁布了《公证法实施细则》。国民政府颁发的这些公证法律法规由于常年战乱,并没有发挥其应有作用。新中国成立后,1956年初司法部参照苏联模式经国务院批准在各地设立公证处。1959年司法部被撤销,公证工作划归人民法院管理。这一时期,除迫于国际惯例办理少量涉外公证外,其他公证业务基本处于停滞状态。“文革”期间,公证工作被取消。1979年司法部重建后,着手公证制度的恢复与完善。1980年3月,司法部下发了《关于公证处设置和管理体制问题的通知》,各地设立公证处,代表国家办理公证业务。1982年颁发《中华人民共和国公证暂行条例》之后,《民事诉讼法》《继承法》等法律、法规和司法解释对公证的职能、业务领域、法律效力等相继做出了规定。1993年司法部根据党的十四届三中全会关于建立社会主义市场经济体制决议的要求,着手启动公证体制改革。2000年7月国务院批准司法部《关于深化公证工作改革的方案》,但不久之后,2004年的西安宝马案迫使2005年《公证法》匆忙出台,公证法虽然出台了,但公证至今走在改革的路上。   从上述我国公证的发展历史看,真正现代意义上的公证仅仅发展了三十多年,更何况公证制度是我国法律制度的舶来品,各项配套法律、制度缺失是历史客观发展的必然。公证在我国的法律土壤上发展壮大必然需要一个长期的过程,而在这个过程中各项配套法律制度缺失,必然会导致公证机构运转的各类风险。   (三)人员素质的缺失,导致机构运转风险   扁鹊曰:长兄于病视神,未有形而除之,故名不出于家。中兄治病,其在毫毛,故名不出于闾。若扁鹊者,镵血脉,投毒药,副肌肤,闲而名出闻于诸侯。这段是说上医治未病,只有最好的医生才能预防生病。公证作为一项重要的预防性法律制度,从业人员就应当具扁鹊长兄高超的专业水平,才能使公证的职能得以充分发挥。   然而,我国在八十年代初组建公证处时,法律专业人员少之甚少,从业人员大都没有法律专业学历,业务素质相对较低。直到2002年才规定公证员应具备法律本科学历,参加全国司法资格考试后方可取得公证员资格。但由于公证机构的组建和发展也是有其历史传承的,目前为止,公证员队伍中取得司法资格的公证员数量无法占到绝对多数。特别是,现在全国公证机构的负责人大都由资格较老的公证员担任,业务能力与管理能力有限,掌控公证机构发展的过程中,难免对问题的处理跟不上社会的发展速度。行业队伍素质决定行业风险的发生概率,目前公证队伍整体素质相对缺失,必然带来公证机构运行风险的高概率。  三、公证机构运行风险根源解析   风险根源是风险事故发生的潜在原因,是造成损失的内在或间接原因。笔者根据查阅的“风险”相关资料,结合自身所在公证机构的实际情况,将公证机构运行风险分为内部风险和外来风险。   (一)公证机构的内部风险   1、队伍(人员)管理风险。   人,在任何一个机构中都是起决定因素的。人员数量、人员素质、各类人员配置等因素决定着一项工作、一个机构、一项事业的发展方向及发展速度,我们公证机构更是如此。在某一时期,公证机构人员过多,将面临养不起的困境,导致各类内部矛盾发生,致使机构无法运转。   以自身为例,我处在1997年的改革大潮中,从原来的六人猛增到十八人,而业务数量没有任何增长,大多人处于闲置状态,1999年底业务工作基本上处于停滞状态。更要命的是,2000年我县公证处改为自收自支的事业单位,在单位整体收不抵支的局面下,难免出现了争抢业务、相互恶意诋毁、压价等问题,这些问题使得公证处在我县各阶层的口碑低到了极致。但同时也需要说明的是,人员过少同样不能满足社会对公证的需求时,服务质量必然下降,一样影响机构的正常运行。   人员整体素质同样在公证机构运行中起到重要的推动作用。高素质的队伍,公证必然呈良好发展态势,否则,将严重阻碍公证事业的健康发展。还是以我处为例,在2010年之前,我处的公证员没有一个科班出身,办理的公证不断出现投诉、诉讼等事件,牵扯大量的人力物力,使业务工作一度无法正常开展。而2010年以后,新任命的公证员均是法律本科毕业且通过了国家司法资格考试的人员,至此再未发生重大公证质量问题。   通过我处的上述对比可以看出,队伍素质直接影响公证执业风险的发生概率。同样人员配置也至关重要,科学合理的公证员与公证辅助人员配置比例必然推动公证机构健康发展,否则,将成为阻碍发展的绊脚石。也因此,司法部近期再次专门强调了公证员与公证员助理的配置要求,严格控制公证员助理的数量。   队伍管理风险中,公证机构的负责人的选任至关重要。历数我省及全国的公证案件,我们会发现很多案件发生大都与公证处主任息息相关。所以选任一名德才兼备的公证处主任是公证机构运行风险管控的第一道防线。公证处主任应当政治敏感、道德高尚、业务一流,只有这样才能确保公证机构运行风险最小化。   2、制度管理风险   南京一位公证处主任,在《中国公证》杂志发表的一篇文章中有一句经典的语言“一个管理制度健全的公证处,业务再差,也差不到哪里去;一个管理制度不健全的公证处,公证业务再好,也好不到哪里去”。所以,制度是公证机构良好运转不可或缺的因素之一。   公证机构的各项管理制度的科学性、合理性、实用性,是公证机构健康运转的保障,大到质量管理制度、财务制度、重大决策研究制度等,小到考勤制度、卫生管理制度、车辆使用制度等,都影响着公证机构的运转。各项制度应随着公证机构的发展,及时修订和完善,否则必将引发公证机构运转风险。   3、财务管理风险   公证机构运转的核心之一就是财务管理,其财务管理风险不容小觑。去年山东省厅通报某市公证机构的案件,就是财务管理方面出现的机构运行风险案件。其他省份被媒体报道的大闸蟹事件、80万年薪事件等,都是财务管理风险方面的案件。公证机构应根据自身的体制、财务监管环境、业务发展状况、经济发展环境等,决定自身的财务管理制度。行政体制、事业体制、合作制,各有各的财务监管硬性规定,均应被视为公证机构运转的红线,不得跨越,否则必然导致受到处罚,甚至承担刑事责任。会计、出纳应当使用遵纪守法、道德高尚的财务专业人员,其逐私利者必然导致财务风险。   4、决策风险   在公证机构的运行中,领导者科学合理的决策,将引领公证机构快速发展,决策失误必然带来无法弥补的损失。所以作为公证机构的负责人应懂得如何做出决策,严格决策程序。例如,在决策一项业务创新过程中,决策者应当考虑人员因素、投入成本、社会效益、经济效益等各项因素,其中任何一项预测不准都将导致决策失败,公证机构都要付出相应代价。   5、业务风险   公证业务是公证机构核心的核心,业务创新拓展、业务维护、业务质量等是公证机构运行发展的动力源泉。业务风险的主要表现在以下几个主要方面:业务老化风险、业务单一风险、业务质量风险、业务流失风险、业务创新风险。业务老化风险,唯证明论是公证业务老化的主要原因,人员老化是次要原因。一个公证机构仅靠出具传统的几项证明,必然会被高速发展的信息社会所淘汰;业务单一风险,在某一时间段某一项业务可能高速增长,以至于公证机构不再发展开拓其他业务领域,但该业务可能受政策调整、新法出台等因素的影响,瞬间丧失殆尽,给公证机构致命打击,出现无业务无收入的尴尬境地;业务流失风险,有政策性与质量性流失两种,九十年代的企业改制方面的大量公证业务及近两年的房产继承、赠与业务的流失属于政策性流失,而某项业务频频出现差错,当事人该往他处办理就属于质量性流失,当然该风险也属于质量风险。公证质量风险,是指某一件或一批公证因质量问题带来的损失风险,在这里不多赘述。创新风险,公证机构发展必须创新,然而创新必须考虑人员、资金、收益等等因素,稍有不慎将给公证机构带来质量过错、经济损失的风险,甚至行政处罚、刑事处罚的风险。   (二)外部风险   公证机构运行过程中,必须紧紧追寻社会发展的脚步,不断输出和更新公证产品,从而服务社会的发展。反过来,公证机构的外部各项因素也必然决定着公证处的发展,也必然会给公证带来这样那样的风险。   1、政策及法律风险   二〇〇五年公证法匆忙出台,仅公证机构的性质就给我们带来了无限可能性。随着改革的进步深入,公证机构体制将发生这样或那样的变化,这势必带来某些公证机构及人员的不适应,从而影响公证机构的运行,这就是政策风险。《不动产登记条例》的出台,使房产赠与和继承公证由登记转移前置措施变成可选项,导致不动产公证事项大幅下滑,也属于政策法律风险!2015年李总理提出的简政放权、减少一切不必要的证明,使“我妈是我妈”成为奇葩证明,各项公证证明事项成为社会各界强烈反对的焦点。从以上可以看出,公证机构运行的风险与政策、法律法规的变迁及政府的执政理念都是分不开的。   2、社会诚信缺失风险   公证执业风险因素的来源于内部管理及外部社会的诚信缺失。内部管理问题前面已经有所说明,不再赘述。社会诚信缺失,就是指当事人因其利益驱使向公证机构提供虚假材料骗取公证文书或以欺诈手段,捏造虚假法律关系,利用公证效力达到非法目的。前段时间司法部通报北京国立公证处的两个案例及近期通报的河南某公证处公证员办理的冒名顶替案,均属于公证机构外部诚信缺失带来的风险。   3、舆论风险   互联网的发展,不仅改变了各类媒体的报道宣传方式,更让各类信息的传播速度及影响面得到了无限扩大。微博、微信、QQ等自媒体在传播过程中,可能将一件小事在传播过程中演变成全国知晓的大事,甚至把事件事实改变的面目全非。   近期北京公证机构出具的赋强公证及涉及房产的全委公证,让媒体炒作的沸沸扬扬,“谁偷了老人的房产”“群众最信任的机构卷入惊天骗局”“公证为诈骗行为披上合法外衣”等等夺人眼球的炒作宣传题目,将公证推到了人们茶前饭后议论的负面焦点,甚至延伸到对当前公证机构改革的质疑,影响了部分公证机构改革的信心与决心,动摇了某些公证员的执业理念,干事与创新精神锐减。   本文仅是笔者对公证机构运行风险的初步认识,还未能触及公证机构运行风险预测、风险化解及转移等风险管理的深层次问题。本文中“风险”专业知识及术语均为百度而来,其他内容系笔者二十多年的从业实践经验的有感而发,故没有其他注释及参考文献。由于笔者才疏学浅,加之对“风险”相关知识了解甚少,文中定有不足之处,望各位给予指正。
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